Не претендую на истину в последней инстанции, поэтому пишу, как подсмотрел у заказчиков.
Получено (или Новая) - когда клиент только сформировал заявку на сайте. Обычно она в 1С не загружается, так как в неё должен зайти менеджер, посмотреть, возможно есть запчасти на складе у себя, например, тогда меняет поставщика на другого. Или ненадежный поставщик, или знает, что у другого есть эта запчасть, но дешевле, поэтому навар будет больше. Или у другого поставщика срок поставки меньше.
То есть в этом статусе специально обученный человек должен включить мозг (хотя в последнее время это встречается всё реже), пронзить своей мыслью пространство-время и по возможности оптимизировать заказ в силу своих творческих способностей.
Но это необязательно, но обязательно человек должен посмотреть, чтобы был ответственный за то, что по этому заказу в итоги приехало черт знает что, и все дружно скажут: "А мы чё, мы ничё, это все программа 1С и программисты криворукие. А мы все в белом".
Затем заказ переходит в статус "В работе"
Теперь он уже попадает в 1С в виде "Заказа покупателя (клиента)".
Я так же рекомендую, чтобы сразу создавался и "Заказ поставщику". Он обязательно нужен так как поступление нельзя напрямую привязать к заказу клиента, только через заказ поставщику.
Или, если есть статус "Заказано у поставщика", и он активно используется, тогда в этом статусе создается ещё заказ поставщику.
Затем идет статус "На складе", или "Пришло на склад".
В этом статусе можно автоматически создавать "Поступление товаров и услуг". Но это старый алгоритм для тех, кто использует 1С только для учета наличия, и чтобы остатки сходились. Пример: 2 клиента заказали у одного поставщика. Поставщик привезёт в одной накладной товары для обеих заказов, и это лучше оприходовать на закладке "Поступление". Если создавать поступление автоматически по старому алгоритму, то будет создано 2 поступления. По цифрам будет всё сходиться, но по реальным документам - нет.
Далее статус "Выдано" - когда отдали клиенту. Тоже не рекомендую создавать реализацию автоматом, так как клиент может прийти и забрать сразу несколько заказов.
На закладке "Настройки" выбираются статусы "Отказ" (поставщика) и "Возврат"(клиента), то, когда они встречаются в заказе. То происходит следующее:
Если к заказу клиента больше ничего не привязано, то ставится галочка "Отменено" в заказе клиента.
Если есть "Поступление ...", то создается "Возврат поставщику". Если есть реализация, то создается "Возврат от клиента" и "Возврат поставщику", чтобы остатки на складе были правильные.